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民事法庭书记员工作实务指南 | 基层法官办案手册(2)

法律人那些事 2020-10-16 14:52:35

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近日,一个由陕西蓝田法院汤峪人民法庭庭长胡光炜自制的书记员培训指南受到了很多人的欢迎,不仅新上岗的书记员争先学习,就连很多“老资格”的法官、庭长都争相收藏:“为以后的书记员先屯着”。


今日公布《民事审判书记员实务指南》全文,希望大家多提意见建议,以便我们进一步完善。内容有点长,但是纯干货,需要的请收藏!


民事法庭书记员工作实务指南




民事法庭书记员是在人民法院从事民事法庭记录以及庭前庭后事务性工作的专门审判辅助人员。书记员工作的质效直接影响到民事案件的审判质效。其与审判法官在民事诉讼中分工负责、互相配合、互相协作,方能使审判程序的进行合法、顺畅、高效。为了指导书记员的实务操作,特拟制本实务指南。 


第一章  书记员的职责总说


1、速记员。顾名思义,书记员的首要职责就是做好诉讼进程中的各种记录工作,最重要也最主要的就是庭审记录,这也是书记员这一称呼的来由。


2、调解员。民事案件调解不可或缺。书记员作为辅助人员,就要积极配合法官,准备好调解场所,及时做好记录工作,并适时说上几句可能派上用场的话。在此之前,及时和双方当事人沟通,约定调解时间地点,和法官配合选定好参与调解的人员。


3、邮寄员。送达是书记员的重要工作内容之一。诉状上的当事人地址可能很不详细,需要书记员与当事人多方努力沟通、查询电话号码,确认地址。然后制作各种诉讼文书交邮,准备要充分,邮寄要细致。


4、协调员、外事员。书记员的重要工作一环就是协调。每一次传票的发放,或在办公室直接送达,或邮寄,或下乡外出送达,调查,均要与当事人及诉讼参与人的协调。文书的草拟、定稿、送签、打印、核对、盖章,接待来电、来访当事人的问询、催办,接受领导指示、和其他庭室联系如取卷、移送上诉、鉴定、统计数据上报,领物,开会记录、学习安排等均需要书记员来协调完成。要能内能外,当好小管家。

 

第二章  书记员应当具备的基本素质


1、有责任感。笔录工作很辛苦,庭审往往一个接着一个,常常累得手疼胳膊酸,一定要有吃苦的精神。热爱这项工作是做好笔录的前提,具有高度的责任心是做好笔录的保证。作为一名庭审记录员应时时想到,我们的记录是事关当事人双方权利义务重要载体,将接受历史的检验,来不得半点草率和马虎。  


2、掌握基本的法律知识。要将案件审理情况如实记录下来,必须掌握相关的法律专业知识和了解相关的政策性规定,熟悉审判业务,懂得办案程序。法官在审理案件中,经常要引用有关法律条文等如果记录员不熟悉,记录时很难免会出现错误。


3、熟悉案件的基本情况。记录员必须在庭前对担任记录的案件进行阅卷、熟悉案情。


1)、通过阅看案卷,了解掌握案情重点以及诉讼参与人的基本情况。对案情复杂、牵涉人数较多的应作一些摘要,对案件所涉及到的科学技术名词、术语、数字、方言土语、人名、地名和不常见的事物名称以及生字等应先查清,这样才能做到临庭记录心中有数,避免发生记不下去、记不全或丢字漏句的现象。必要时可带一份起诉状或自诉状,供临庭记录参照,以免因音同字不同而产生差错。


2)、通过对案件的了解,结合案情可能涉及的法律条款,笔录时先记下条款序号,可留下相应的空格事后补记,以便将思路迅速转移至下一个问题上。3)、庭前熟悉诉讼参与人的特点,如口音、语速、表达能力,还应适当了解被告对诉状的意见以及答辩要点。


4、了解审判人员的审判风格。较为复杂的案件,庭前应与审判员交换有关案件的庭审意见,了解审判思路,掌握审判人员的审判风格及提问重点,结合案情,了解每一次发问的目的,便于抓住庭审问答的重点。另外可以与审判员商量好,在讯问、询问复杂的、主要的事实或遇到当事人口音不清时,可暗示审判员重复发问或让当事人、辩护人等重述,以便完整记录。


5、要加强文字修养,提高概括能力。记录工作亦是一门科学,要做到记录中不失原意,不能以个人喜好任意取舍。在此基础上,力求语言简练,文理通顺。记录员要有分辨案情重点和提炼、概括能力。记录时尽量按原话记载,对一般情节和重复部分可以在不失原意的前提下概括,文字要精炼。另外,记录员还要做到识字广泛,运用字、词、句准确规范,符合法律语言的语体特征,保持叙述角度一致,注意语序的合理安排、标点符号的恰当使用,保证庭审笔录的真实、客观。

 

第三章  书记员工作职责细说

 

一、庭前准备阶段的工作内容及流程


1、作为庭内勤的主管书记员从立案庭签收新收案件,包括从立案庭接受纸质案件材料和从内网签收


2、内勤签收后,先在本庭收案本上进行编号登记,作为本庭统计、归档的依据本册。


3、内勤在内网将案件发送庭长进行分案。分案后,将承办人在本庭收案本上登记。


4、内勤将分配给各承办法官的案件交由该承办法官跟案书记员进行处理。


5、各跟案书记员在接收案件后,将案件情况及时与承办法官通报,初步审查材料,以决定下一步的处理方法。对于情况不明或自己把握不了的,务必向承办法官请示,不能自作主张决定诉讼进程。


6、庭前排期与送达工作。


(1)经过与承办法官对接,案件无特殊况时,由书记员根据庭内的庭审排期情况,统筹决定本案的开庭时间。然后根据诉状上列明的各原、被告的情况向双方送达诉讼材料,具体是:


向原告方发送:举证通知书、权利义务通知书、司法公开告知书、开庭传票、司法廉洁监督卡;


向被告方发送:诉状副本、应诉通知书、举证通知书、权利义务通知书、司法公开告知书、开庭传票、司法廉洁监督卡。这项任务务必在立案后五日内进行,至迟在案件接收后3日内完成。


(2)特殊情况的处理:


如果案件材料经承办法官审查,有缺失需要原告方补充、更换,或者诉状上列明的对方当事人地址身份不明、需要增加,或者被告列举有误的,需马上联系本案原告方到法庭与承办法官见面处理:


①待原告方补充、更换好材实后再进行(1)事项的内容。


②如果需要增加当事人的,由承办法官与当事人联系后决定。或由其申请追加当事人,或者法官决定依职权追加当事人,均需制作追加当事人通知书,通知被追加的当事人参加本诉讼,同时向该当事人送达相应的诉讼材料(如系追加的原告送达与给原告相同的材料,如系增加之的被告送达与给被告相同的材料,如系第三人向其送达与被告相同的材料),完成(1)中的事项内容。


③如系被告方无法通知,则联系原告要求其提供准确能够送达之被告地址,向其讲清如果不能提供准确的被告送达地址可能被依法裁定驳回对该被告的起诉。或者被告确有其人但目前下落不明,无法通知及送达诉讼文书的,告知原告方本案需公告送达相关法律文书,启动公告程序,向原告方进行释明。限期要求其提供被告方下落不明的证明,如当地基层组织或公安派出所的证明等,足以说明该被告目前下落不明。


如系离婚案件特别要查明,被告方是否下落不明满两年以上,因为两年以上方可判离,向原告方释明,以免公告送达开庭后原告方再无其他证据证明夫妻感情确已破裂被法院依法驳回离婚请求,而埋怨法官。其他案件也要向当事人释明,举证的重要性,以免当事人因无足够证据被法院驳而迁怒法庭。经过审查,如符合公告条件,通知当事人按规定向法院院办公室主办人员交纳公告费用,待交费后将票据送回法庭后,书记员制作送达起诉的公告文书由承办法官签发后盖章打印,向院办公室移交公告文书纸质及电子版。后待报纸刊登后,将报纸刊登公告版面折出存卷,根据登报时间计算开庭时间,并及时将开庭时间、地点、合议庭成成人员名单等事项通知本案原告,并在本庭排期开庭公告栏内登记备忘。公告一经登出,立即在内网程序中办理扣减公告期间的审批手续。


④如果案件经审查不属本院管辖,由承办法官决定移送,书记员根据承办法官要求制作民事裁定书裁定本案移送,并制作出移送函。民事裁定书送达双方,给原告方发送退还诉讼费通知,告知其向外地法院自行交纳。本案处理终结,整理卷宗,本案诉讼材料中,向外地法院移送的材料包括:原告的起诉状、立案提交的材料(或者退还原告)、与原告相关谈话记录、本院民事裁定书正本一份、移送函,装订立卷后移送,并将移送机要文件的票据保存本案卷宗备查。包括移送的材料在内的其余材料形成本案卷宗,依照规定装订立卷、归档。


⑤至迟开庭三日前书记员查明开庭传票的送达情况,分别情况处理:


查明原告、被告均已送达的,知会承办法官正常开庭;


原告开庭传票等诉讼文书,一般通知其到法庭领取,采用直接送达方式送达,被告方及第三人之诉讼文书直接送达不便的,可采邮寄送达方式送达。


查明一方未送达的,查明原因作出处理:


★原告未送达的及时电话通知,务必通知到位,以免开庭时不到,无法按撤诉处理(接撤诉处理的,必须是原告方有送达回证签收开庭传票);


★被告未通知到的,查明原因,与原告联系,是地址有误还是邮件投寄问题,如是是原告提供地址有误,与原告联系,照③处理,或者由其重新提供,重新通知;或者公告,或者根据情况说服原告撤诉,弄清对方下落或地址再重新起诉,终结本次诉讼。总之,成功的送达作用巨大,对于开庭前当事人送达情况的查明十分重要,决定下面开庭是否能进行。此项工作务必做细做实,万不能粗心造成失误可能影响工作效率、使下一步工作处理被动难堪。


★特殊情况,开庭前查明一方当事人死亡的:


如系离婚纠纷、抚养费纠纷、收养关系纠纷、赡养纠纷(原告方或者被告一或者双方均死亡则终结诉讼,被告之一死亡的查明情况,要求当事人提交死亡证明材料,开庭不再其列为当事人)等涉及人身关系案件,通知本案原告核实情况,制作民事裁定书,终结诉讼;如果原告死亡,核实情况,直接作出裁定终结诉讼,裁定送达被告方,整理卷宗结案。


其他纠纷如系一方当事人死亡,则应查明其权利义务继受人情况,分别作出处理:


如系原告方死亡,必须查明其继承人是否愿参与诉讼及对实体权利的态度,如不愿参与诉讼也不主张实体权利的,需由其提交书面意见,或者与其谈话记录意见入笔录,不再通知其参诉;如果其不愿参与诉讼但又不放弃实体权利的,记明其不愿参与诉讼的态度,告其必须参加诉讼作为原告方能主张实权利,否则不将其列为本案原告;


如系被告方死亡,书记员通知原告到庭,核实情况,询问原告的意见,是终结诉讼,还是继续。终结诉讼则由其自动撤诉,出具撤诉申请书,依规定制作民事裁定书准许撤诉,终结诉讼;不愿撤诉,则应由其提供被告方权利义务继受人情况,包括姓名、性别、出生年月日、民族、送达地址。后依法通知新的被告到庭应诉,按照正常程序,安排开庭,或安排调解。


(3)、公开开庭的案件,按照规定,书记员制作开庭公告,公告内容为案件当事人、案由、开庭时间、地点、合议庭成员及书记员姓名等,至迟在开庭三日前张贴或电子公告。并应于至迟开庭前一日前提前通知人民陪审员开庭的事由、时间、地点,以便其安排其工作、生活行程,确保能正常出庭。


(4)、当事人申请证人出庭的,书记员记录证人的姓名、性别、人数等情况后知会承办法官,通知当事人嘱咐证人按时、按地出庭,携带身份证。


(5)、需要通知其他诉讼参与人的,如鉴定人出庭接受当事人质询的,庭前三日联系鉴定人确定其出庭人员;或者需要翻译人员如聋哑人的手语翻译人员的,由当事人提出申请,确定出庭人员,及时通知,确保按时出庭。


(6)、可能出现当事人、案外人行凶、异动,或者一方出庭人员较多、旁听人员较多等特殊情况的,书记员发现苗头、情况立即向承办法官沟通,除向本庭法警提前通知因应警惕外,请示庭领导后,联系院办及法警大队抽调人员支援,以应对可能出现的意外情况,严防意外情况发生,保证法庭人员、当事人、旁听人员的安全及庭审秩序,以利庭审顺利进行。


(7)、书记员庭前接待当事人,接收其提交的证据材料,收集、汇总、整理提前承办法官提前阅卷,准备庭审。书记员庭前也要阅卷,熟悉案情,了解争议焦点,把握不准的及时与承办法官沟通、请教交流,以利庭审记录提前心中有数。


根据承办法官的安排做好庭前会见当事人的谈话记录、庭前交换证据记录。

需要庭前调查的,配合承办法官做好调查笔录,办理银行查询或相关事项的各种准备手续,完成庭前调查。


办理银行查询的,准备好协助查询通知书表格的填写、审批(报主管院领导审批)、盖章工作、介绍信(在院办公室开具)、工作证、执行公务证。


办理其他查询的,亦应先准备好介绍信及其他相关材料。外出调查时,提前准备好笔录纸、印泥、笔,需要实地勘查的,还需准备好卷尺、做现场草图的铅笔、量尺、橡皮等物品备用。


最重要的是书记员要保管好卷宗材料,包括在调查、查询中新形成的材料如笔录、回执单、现场图、调查取得的证据等,不一而足。


7、内网信息的录入。


如案件交承办法官后,确定案件适用程序、法庭组成人员后,跟案书记员首先录入该案诉讼程序信息,因内网的一审民事案件一立案默认的是简易程序,如本案确认适用普通程序的,立即在内网操作进行程序转换,编辑合议庭成员及书记员名单。再次,录入案件排期开庭情况。完善案件信息中其他事项,如程序的中止、审限扣除、庭前相关文书的制作、审批、送达等均要在内网中录入。


如果案件在庭前结束程序的,如调解结案、撤诉结案的,立即根据情况制作结案文书,打印、校对无误后盖章送达双方当事人,整理材料,扫描上内网,立卷归档。


关于送达的相关法律规定,此节非常重要,书记员应对于以下规定烂熟于心,准确灵活适用:


1)、送达诉讼文书必须有送达回证,由受送达人在送达回证上记明收到日期,签名或者盖章(实践中为捺印)。受送达人在送达回证的签收日期为送达日期。


2)、送达诉讼文书,应当直接送交受送达人,此为原则规定。可以通知当事人(特别是原告方)到人民法院领取。当事人到达人民法院,拒绝签署送达回证的,视为送达,审判人员、书记员应当在送达回证的注明送达情况并签名。


人民法院也可以在当事人的住所以外向当事人送达诉讼文书,当事人拒绝签署送达回证的,采用拍照、录像等方式记录送达过程即视为送达,审判人员、书记员应当在送达回证上注明送达情况并签名。


受送达人是公民的,本人不在的交他的同住成年家属签收;


受送达人是法人或者其他组织的,应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织的办公室、收发室、值班室等负责收件的人签收或者盖章,拒绝签收或者盖章的,适用留置送达;


受送达人有诉讼代理人的,即可向其本人也可送交其代理人签收;受送达人已向人民法院指定代收人的,送交代收人签收。指定代理人为代收人的,向诉讼代理人送达时,适用留置送达。


受送达人或者他的同住成年家属拒绝接收诉讼文书的,送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表(可以是受送达人住所地的居委会、村委会的工作人员以及受送达人所在单位的工作人员)到场,说明情况,在送达回证上记明拒收事由和日期,由送达人、见证人签名或者盖章,把诉讼文书留在受送达人的住所;也可以把诉讼文书留在受送达人的住所,并采用拍照、录像等方式记录送达过程,即视为送达。


3)、经受送达人同意,人民法院可以采用传真、电子邮件、移动通信等能够确认其收悉的方式送达诉讼文书,但判决书、裁定书、调解书除外。这种方式送达的,以传真、电子邮件、移动通信到达受送达人特定系统的日期为送达日期,该日期为人民法院对应系统显示发送成功的日期,但受送达人证明到达的其特定系统的日期与人民法院 对应系统显示发送成功的日期不一致时,以爱送达人证明到达其特定系统的日期为准。


调解书应当直接送达当事人本人,不适用留置送达。当事人本人因故不能签收的,可由其指定的代收人签收。


4)、直接送达有困难的,可以委托其他法院代为送达,委托法院应出具委托函,并附需要送达的诉讼文书和送达回证,以受送达人在送达回证的签收的日期为送达日期。受委托法院应当在收到委托函及相关诉讼文书之日起十日内代为送达。


也可以邮寄送达。邮寄送达的,以回执上注明的收件日期为送达日期。


5)、受送达人被监禁的,通过其所在监所转交。其被采取强制措施的,通过其所在强制性教育机构转交。


6)、受送达人下落不明或者用以上方式无法送达的,公告送达,自公告发出之日起经过六十日,即视为送达。公告送达应当在案卷中记明原因和经过。


公告可在法院的公告栏和受送达人住所地张贴,也可以在报纸、信息网络等媒体上刊登,发出公告日期发最后张贴或刊登的日期为准,公告期满,即视为送达。在受送达人住所在张贴公告的,应当采取拍照、录像等方式记录张贴过程。


公告应当说明公告送达的原因,公告送达起诉讼状或者上诉状副本的,应说明起或者上诉要点,受送达人答辩期限及逾期不答辩的法律后果,公告送达传票的,应当说明出庭的时间地点及逾期不出庭的法律后果,公告送达判决书、裁定书的,应当说明裁判主要内容,当 人有权上诉的,还应当说明上诉权利,上诉期限和上诉的人民法院。


7)、简易程序案件,不适用公告送达。


8)、人民法院定期宣判时,当事人拒不签收判决收、裁定书的,应视为送达,书记员在宣判笔录中记明,并由法院及书记员签名。


完成的庭前各项准备工作即转入法庭审理阶段。


二、法庭审理阶段的工作内容及流程


此节工作内容是书记员工作的中心与重心,也是工作难点,需要在实践中不断总结、不断适应,方可游刃有余地胜任此项工作。对于以下关于庭审的工作内容特别是庭审笔录的制作要求务必熟悉掌握,做到手脑合一,不差毫离。


1、开庭当天,书记员提前打扫、布置好开庭场所,准备好法庭记录电脑、打印机以及相关设备,认真调试就绪。通知承办法官准备开庭。


2、开庭前查明当事人及诉讼参与人到庭情况以及旁听人员情况,发现异常立即向承办法官及庭领导反映,及时采取有效应对措施。


3、正式开庭前,安排当事人进行法庭入坐指定位置。


4、书记员先进入法庭,宣布:原告×××与被告×××、第三人×××……纠纷(案由)一案,法庭审理即将开始,请肃静!请诉讼参与人入庭就坐。


5、检查诉讼参与人出庭情况。请诉讼参与人出示身份证件及出庭证明材料。


分别核对原告、被告、第三人及其法定代表人或主要负责人、诉讼代表人、委托代理人;其他诉讼参与人。如有诉讼参与人未到庭的,应立即报告审判长(或独任审判员)处理。


需要注意的是:


公民出庭的,应提交居民身份证;


法人或其他组织出庭的,应提交组织机构代码证、营业执照副本、法定代表人(或负责人)身份证明;


诉讼代表人出庭的,应提交本人居民身份证、共同诉讼的当事人推选其为代表人的证明;


诉讼代理人出庭的,除应提交授权委托书外,还应当按照下列规定向法庭提交相关材料:

1.律师应当提交律师执业证、律师事务所证明材料;


2.基层法律服务工作者应当提交法律服务工作者执业证、基层法律服务所出具的介绍信以及当事人一方位于本辖区内的证明材料;


3.当事人的近亲属应当提交身份证件和与委托人有近亲属关系的证明材料;


4.当事人的工作人员应当提交身份证件和与当事人有合法劳动人事关系的证明材料;


5.当事人所在社区、单位推荐的公民应当提交身份证件、推荐材料和当事人属于该社区、单位的证明材料;


6.有关社会团体推荐的公民应当提交身份证件和符合《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第八十七条规定条件的证明材料。对于上述第4项,最权威的证明材料是社保证明,其次是劳动合同,实务中应注意审查劳动合同的真实性。关于基层法律服务工作者,根据《基层法律服务所管理办法》、《司法部关于基层法律服务工作者诉讼代理执业区域问题的批复》(司复[2015]4号)的规定,基层法律服务所是服务于基层当地的,故基层法律服务工作者不得跨行政区域执业,其代理时应提交当事人一方位于其执业的基层法律服务所所在的县级行政区划辖区内的证明材料,通常以户籍或其他注册登记资料为准。


6、核实诉讼参与人《民事诉讼权利义务告知书》、《民事诉讼风险提示书》、《举证通知书》、《合议庭组成人员及书记员通知书》和开庭《传票》、《出庭通知书》以及诉状等诉讼材料的收悉情况。


按照原告、被告、第三人及其他诉讼参与人的顺序分别核对。如确认有证人、鉴定人、勘验人、检查人、具有专门知识的人员出庭的,在核对其身份后请其退席,等候传唤。


公开开庭的,书记员应当检查参加旁听的人员是否适合,是否有现场采访的记者。如发现有未成年人(经批准的除外)、精神病人和醉酒的人以及其他不宜旁听的人旁听开庭的,应当请其退出法庭。如发现有记者到庭采访,应当确认其是否办理了审批手续,如未经批准,不得录音、录像和摄影,但应当允许记者作为旁听人员参加旁听和记录。


7、书记员当庭宣布法庭纪律,务必大声、吐字清楚、语速适当,保证庄严:

    诉讼参与人、旁听人员应当遵守以下纪律:


(1)服从法庭指挥,遵守法庭礼仪;


(2)不得鼓掌、喧哗、哄闹;


(3)不得随意走动和进入审判区;


(4)诉讼参与人发言、陈述和辩论,须经审判长许可;


(5)旁听人员不得发言、提问;


(6)不得对庭审活动进行录音、录像、摄影,或者通过发送邮件、博客、微信等方式传播庭审情况,但经人民法院许可的新闻记者除外;


(7)不得开放传呼机、移动电话机等通讯设备的铃响,不得拨叫、接听电话;


(8)不准吸烟和随地吐痰、乱扔垃圾;


(9)不得实施其他扰乱法庭秩序的行为。


在法庭审理过程中,诉讼参与人或者旁听人员扰乱法庭秩序,情节较轻的,审判长可以口头警告制止、训诫;不听制止的,可以指令法警强行带出法庭;情节严重的,报经院长批准后,可以对行为人处以罚款或者拘留;未经许可录音、录像、摄影或者通过邮件、博客、微信等方式传播庭审情况的,可以暂扣存储介质或者相关设备;严重扰乱法庭秩序,构成犯罪的,依法追究刑事责任。


8、书记员请法庭组成人员入庭。起立面向合议庭成员或独任法官进入的方向,宣布:全体起立,请审判长、审判员(如果是人民陪审员参加合议庭的,则为人民陪审员)(如果是独任庭则仅为审判员)入庭。


9、法庭组成人员入庭,书记员面向审判长(如果独任庭则为审判员)报告(面向审判人员):报告审判长(员),本案原告(法定代表人或主要负责人、诉讼代表人)及其委托代理人、被告(法定代表人或主要负责人、诉讼代表人)及其委托代理人已到庭,法庭准备工作就绪,请审判长(员)主持开庭。(报告毕,面向当事人)


10、审判长(员)宣布开庭。书记员开庭紧张的记录工作。所形成的法庭记录是法庭审理案件全过程的完整真实记录,是案件处理的最重要的依据性法律文书,必须当场制作完毕,因为要求当事人及诉讼参与人当场确认签字认可。

庭审笔录是法院裁判案件不可缺少的书面材料,它是在法庭审理过程中,由书记员制作的同步反映全部审判活动的真实情况的文字记载。庭审笔录反映的是案件审理的整个过程,是法院依法作出裁决的重要依据,也是日后进行审判监督的重要材料,其重要作用和意义显而易见。庭审笔录应当客观、真实、及时、准确地反映庭审的全部活动。


从事法律工作的人均明白,庭审在整个诉讼中的重要性,虽然庭审由法官主导,但庭审的质量与书记员的记录密切相关。庭审中每个人的发言速度不一,且许多当事人说地方话,作为书记员首先要过语言关,熟悉了解当地的方言土语才能准确记录当事人的意见。耳听必须高度集中精神,认真听取当事人的陈述,在争议焦点及有新的变化时不能有遗漏。同时对于当事人重复、啰嗦的话语不需反复记录,且记录时必需保持当事人或其代理人的原意,既要提炼、总结、加工与理顺逻辑,又不能曲解当事人所表达的意思。总的来讲,就是耳朵输入、大脑加工、手指输出,打字速度也要跟上,需要各方面的协调能力。同时要熟悉庭审的流程,庭审是一个机动灵活的过程,对于庭审中出现的异常情况或补充或变动,都要在记录中体现在合适的程序中去,不能随意增减。同时对于当事人人数较多的情形,务必记清各人的陈述,决不可记错张冠李戴,庭审是判决的重要依据,很多时候法官庭后可能对很多内容忘却,需通过庭审笔录来还原庭审。总之记录无小事,速度需保证。


11、庭审笔录的制作要求:


1)书记员应当将法庭审理的全部活动记入笔录,由审判人员和书记员签名。


2)法庭笔录应当当庭宣读,也可以告知当事人和其他诉讼参与人当庭或者在五日内阅读。当事人和其他诉讼参与人认为对自己的陈述记录有遗漏或者差错的,有权申请补正。如果不予补正,应当将申请记录在案。


3)法庭笔录由当事人和其他诉讼参与人签名或者盖章。拒绝签名盖章的,记明情况附卷。当事人查阅笔录后应在笔录最后一页书写“笔录看过无异议”,然后签字按印予以确认并签写开庭日期。除笔录最后一页外,其他页码当事人一般也都要签名或按印,以备其事后单独对某页笔录不认可。当事人拒绝签字或按印的,应由书记员在笔录尾部写明“……拒绝签字,特此说明”,并由审判员和书记员共同签名确认。审判人员和书记员签名应该与当事人的签名分开,不能混签。建议在庭审结束时及时签名,或归档前补签时认真核对,避免出现误签的现象。检查庭审笔录:补正错别字、漏字、符号、数字时,改动部分应签字或按印,一般原则是“谁说的话,谁按印”。 补正开庭笔录:不应将开庭笔录文字涂黑或直接在文字上面改写,应用改写符号并在错误文字旁边重新写明,留清原痕。这样,既可以保持整洁和笔录的原貌,也能反映出申请人的真实意思表示,一目了然。


4)具体要求:


记明特定事项:法院名称、案由、开庭审理的日期、开庭和闭庭时间;审判庭组成人员姓名和书记员姓名;当事人名称、姓名、职务;当事人、证人和其他诉讼参与人的姓名等个人简况及到庭情况;当事人的回避申请等和对回避申请等的决定;是否公开审理,如不公开审理,应记明理由。


 记明审理过程:审判人员的讯问和询问;当事人的回答或陈述;鉴定人宣读鉴定结论和证人的证言;出示证物的情况;当事人及诉讼参与人的发言;被告及其诉讼代理人的答辩;被告人和辩护人的辩护意见;辩论的主要内容;被告的最后陈述或征询原、被告的最后意见;当事人请求记入笔录的事项;当事人查阅笔录的情况;其他有必要记入笔录的事项等。


特别注意事项:对当事人的态度、神情、动作和反常情态等,也必须如实记下,包括当事人答话的语气、声调、动作和表情。有时只记原话不注意动作,就不能把答话的意思表达清楚和完整。有时一句话的声调和表情不同,含意却相差甚远。另外,与问题无关的答话、陈述,要从不同的角度来分析、掌握。

及时整理笔录。虽然庭审记录是由审判人员承担责任,但是记录人员即书记员在笔录结束以后一定要主动、及时检查、整理、改错补漏,以免过后遗忘,更不能被动等待审判员的审阅。对于当事人和其他诉讼参与人认为自己的陈述记载有遗漏或差错,请求补充或修正的。记录员应将查阅的情况在笔录上注明并报请审判员决定,如果同意,记录员可以对笔录加以修正;如果不同意,记录员可将当事人及其他诉讼参与人的意见和审判员不同意修正的理由一并记录附卷。 


12、提高庭审笔录速度的一些小诀窍:


准确是一份好笔录的根本,但记录速度有时对庭审产生直接影响,为了提高效率,有一些巧门可供借鉴:


1)、有书面材料的尽量简化。对当事人宣读起诉状和答辩状的,如果没有变更的,可记为“详见诉状(答辩状)”。诉讼请求等有变更的,重点记录变更的内容。在辩论过程中的记录主要围绕原、被告争执的焦点,对当事人的委托代理人形成书面代理词的,可以要求其递交,记录中可以略记。没有书面代理词的,可重点记录诸如合同的性质、行为的效力、责任的分担等要点。


2)、制定固定格式的庭审模板。根据不同审判程序按规定制作不同的庭审笔录模板(包括简易程序和普通程序)存储在电脑中。审判庭组成人员的姓名、当事人的姓名、向当事人交代诉讼权利及法庭准备阶段的程序、事项等固定的内容,开庭前记录员即可预先填写好并另行保存,以免庭审时占用时间(审理日期,开、闭庭时间,旁听人数临时填写)。为避免庭审记录过程中停电或电脑故障,应注意在庭审的空隙随时将庭审笔录点击存储或将电脑设置为定期保存。另随着审判方式不断改革和不同案件具体情况,可以适当调整庭审笔录模板。例如,根据《最高人民法院关于适用简易程序审理民事案件的若干规定》第十四条的内容,可以将规定的六种类型的民事案件专设一种庭审模板;再如,笔录模板中出现“审判员(助审员)、公开(不公开)审理”,记录员在记录时应根据实际情况及时选择其一,以免造成疏忽。


3)、能合则合。审判人员查点到庭当事人,查姓名、性别、年龄、职业等,可以综合表述,记录时不必用一问一答的形式。对重要的内容应先记录。开庭审理时,审判员讯问、发问当事人,可能语速较快,难以全记,可先记答话,后补记问话。例如,审判长问话是:“你是否已按合同履行了全部义务?”被告回答是“我已按合同履行了全部义务”。这样的情况只记答话不影响记录的准确性。但如问话重要,可示意审判长(员)重复问或稍停顿,以便记全问话后再记答话。有时实在记不下来,还可以把记不准的话、句、字作上记号,留出空格,待休庭时或闭庭后及时与审判员或当事人核对补上。有的问题是问当事人双方的,问题只记一次即可。如:双方有何辩论意见?双方有何最后陈述?不必分开记录。当事人语速过快,可请审判长要求当事人放慢语速,或没听清时,可要求其复述一遍。


4)、用“?”和“:”表示庭审过程中的问答。“?”代表审判人员的提问,“:”代表答话,如有多个被告,可以用“一被:”和“二被:”表示。遇到疑难用字后为不影响记录速度,可以留下空格或其他明显记号,待休庭或闭庭时立即补记。


5)、电脑记录与手工记录灵活使用。开庭时应随身携带笔、墨和笔录纸,以备在电脑记录时中途停电或遇其他电脑障碍,可及时以手工记录替换。电脑记录部分可以通知当事人及其他诉讼参与人在五日内到庭阅读签字,手工记录部分即可当庭宣读或交当事人及其他诉讼参与人阅读签字。如果笔录制作完成并已交当事人及其他诉讼参与人阅读签字后,再次发现有多、漏字和错字的,可以直接在笔录上修改并捺印(注明捺印人)。庭审笔录应当做到准确、完备、清楚、扼要。其中,准确性最为重要。必须全面如实地反映出开庭审判的全部活动过程。


12、 庭审记录技巧总结


(1) 详略得当法。


在庭审过程中,一方面书记员应当尽可能将庭审的整个过程完整记录以反映庭审的全貌。记录不完整会影响案件最后的定性及走向。另外当事人如核对发现庭审记录不完整或记录错误也可能要求涂改庭审记录,这在一定程度上影响了庭审记录的严肃性。另一方面,很多案件的当事人由于缺乏法律知识或出于其他目的,在庭审陈述中会添加很多与案件无关的东西,而这些是不需要书记员详细记录的。这就要求书记员在记录时有一个较为清晰的判断,做到详略得当。比如对法官在庭审过程中的提问一定要详细记录;而对于当事人的情感抒发和发泄,书记员可以简单记录。


(2) 归纳提炼法。


书记员记录要按照笔录对象陈述的内容客观、全面、准确地记录,不得随意增减。但当事人的陈述缺乏条理性、意思表达混乱或者内容分散时,书记员不能只是简单记录,而应在短时间内不失原意地适当浓缩,在保持其完整意思的基础上归纳出当事人发言的主要观点和中心意思。


(3) 综合问答法。


庭审记录普遍采用的方法是一问一答式。一问一答的形式简单明了,有利于查明案件事实。但这一方法使用不当会增加记录负担。在案件事实调查环节,可以在不影响表达层次性与逻辑性的基础上运用综合法进行问答总结。综合法就是将审判员的问话及当事人的陈述意见进行归纳总结,提取主要观点和中心意思予以记录的方法。(四)闲时补记法。书记员在庭审中是先听后记,这需要对每个人所说的话迅速作出反应,经过大脑适当编辑后再记录下来,因此难免出现记录不及时或录入有误的情况。出现这种情况后,如不能及时修改,可先用简单的符号或改变字体颜色等方法标记错漏或空行,在庭审节奏放缓或宣读、出示证据等时段,修改、补正前面笔录的错漏。


13、庭审中的书记员行为规范如下:


 1、开庭审理案件时,必须按规定穿着法官服,佩戴法徽。不得穿便服开庭;不得将法官服、便服混穿开庭。


 2、开庭审理案件时,不得将传呼机、手机、报纸或其它与庭审无关的书籍、材料、案卷带入法庭,不得从事与庭审无关的其它工作。不得吸烟、接听电话。


 3、开庭审理案件时,不得将茶水等饮用品带入法庭,庭审过程中不得吸烟。


 4、庭审过程中必须坚守岗位,不得脱岗离庭办其它事,书记员确有紧急事务必须当时处理的,应当请示审判长或独任审判员暂时休庭,待全部到位后再行开庭。 


 5、庭审时必须精力集中、专心致志,其它人员不得给庭审人员传叫电话,不得随意将庭审人员叫出法庭。


14、庭审结束后,书记员及时整理庭审笔录及当庭当事人提交的各种证据材料,初步排列材料顺序,提交承办法官,决定本案下一步的处理。


1)如果一次开庭完成,普通程序案件,与承办法官及时联系,决定合议庭评议案件的时间、地点,一般要求于庭后五日内及时合议,通知合议庭成员准时参加。


合议庭评议案时,书记员做好合议庭评议案件笔录。主要记录各合议庭成员对于案件的事实认定、法律适用、结果处理等方面发表的意见,包括主要观点及理由,以及最后合议庭根据少数服从多数原则形成的决议的内容。特别是对合议庭成员中的少数意见一定记录清楚完整,如果合议庭成员意见各一,不能形成决议时,可能需要多次合议,每次均要如实记录,当合议庭成员意见分歧严重时,每次记录都要完整、准确,作为案件提交领导审批、请示或提交法官会议、审判委员会讨论的依据。如果该案提交相关会议讨论,书记员要记录好相关会议讨论情况,形成笔录入卷。


案件经当庭或庭后撤诉或调解达成协议的,书记员根据协议制作民事裁定书或调解书以及承办法官作出裁判后,交由书记员打印、核对、盖章、送达法律文书。并将此过程在内网相关环节按时间节点及时录入信息。


2)如果案件因特殊情况需要第二次开庭,书记员与承办法官沟通,分别情况,完成庭前准备工作,重新通知开庭 :


如需调查的,与承办法官协商,统筹好时间,约定时行调查的时间,联系调查人员、车辆,做好各项准备工作,完成调查工作,在调查中根据需要做好调查笔录,整理好调查材料。然后通知第二次开庭。


如需进行鉴定,由当事人提了申请,明确鉴定事项,书记员整理卷宗材料,用铅笔编好临时页码,制作卷内目录,初步装订案卷,制作委托鉴定函,打印盖章,在本庭移送鉴定登记本上登记,按规定向本院相关部门移送案卷,由其在本庭移送本上签名记录移送时间及移交人,确保案卷下落有据可查。鉴定案件一经移送,立即在内网程序中办理扣减鉴定期间的审批手续。等鉴定作出中院退回卷宗后,领回案卷,将鉴定意见送达双方当事人,并通知双方当事人第二次开庭,发送开庭传票,或电话通知或由其直接来庭领取或邮寄,确保送达准确及时有效,第二次开庭能如期进行。开庭时记好庭审笔录。如当事人当庭提出对鉴定意见的意见,请求鉴定机构接受质询的,收集当事人的书面质询意见,按规定程序,将该意见向鉴定机构反馈,联系要求鉴定机构或派人出庭答疑或提出书面解答。等待该答复出来后,通知再次开庭。


如果案件经审理需要待另一案处理结果作为处理依据与参考时,依法裁定中止审理。书记员协助承办法官制作民事裁定书,打印、校对、盖章,送达双方当事人。整理保管好本案已有案件材料,待另一案处理结果出来后,恢复本案诉讼。同时立即在内网程序中办理扣减中止审理期间审批手续。


如果本次开庭后,当事人需要补充收集提供证据或其他情况的,由承办法官作出限定其完成补充证据或其他事项的时限,书记员与承办法官商定下一次开庭时间地点,当庭通知双方当事人或庭后通知双方事人。


本次开庭因为当事人的正常原因如健康、诉讼代理人无法到庭或开庭时间冲突等意外因素,或者因法官、合议庭成员因其他原因,无法如期开庭时,由书记员协助承办法官做好对当事人的解释、安抚工作,统筹时间,照顾各方因素,重新约定开庭时间,通知各方当事人、合议庭成员。此项工作需要书记员有高度的责任心以及与各方沟通协调能力,保证下一次庭审的如期进行,从而保证效率。


三、书记员庭后工作内容及流程


1、打印、核对、盖章、送达案件结案文书。


2、整理案件所有材料,先依据规定理顺材料顺序,对证据材料进行核对,原则上要求存卷件为原件,如果当事人坚持要求退还原件的,可以存留复印件,但必须要求当事人在该复印件上注明此件之原件已领回,并由其签名捺印确认,避免日后不必要的麻烦。在证据上批注提交人及提交时间、核对情况,粘贴、裁剪不符合规定的证据纸张以利装订,对圆珠笔、铅笔、复写纸复写及纯兰墨水书写的的证据文件,必须复印,并将原件及复印件一并留存。


3、整理好卷宗材料顺序后,编写页码,制作卷内目录,形成卷宗,每本卷宗不超过2厘米或300页,超过的话,另立一本卷宗,但重新编页码、制作目录;简易程序审结的案件及普通程序以调解及撤诉方式结案的案件卷宗可只立一本正卷,普通程序以判决、裁定驳回起诉等形式结案的案卷,必须立有副卷,副卷内材料为合议笔录、内部会议讨论案件笔录(法官会议笔录、审判委员会讨论案件笔录)、本案所有法律文书的底稿、审批表单及其他不宜在正卷内装订的材料。


4、卷宗整好后,将所有材料按顺序扫描、上传至内网。并在内网将本案相关信息及时准确无误地录入。经查找无差错后在内网申请报结。审管办审批时发现错误时,应立即修改错误,重新申请报结。等审批报结通过后,进一步录入归档数据,申请电子档归档。


由本案内勤统一清点所有报结案件卷宗,并在本庭收案本上批注后,将案卷提交院档案室归档。由档案室在本庭的收案本上加盖归档章。


例外:办结的判决、驳回起诉裁定在上诉期间或文书未生效时,暂时不能提交电子档归档,等条件成熟后提交。


5、上诉案件的相关流程:


对于一审判决、不予受理的裁定、驳回起诉的裁定、对管辖权异议处理的裁定,一方当事人或双方当事人提出上诉的:


首先要求上诉人向法院提交书面的上诉状,并按对方当事人的人数+2的份数提交副本,查明其提出上诉是否超过上诉期:判决的上诉期为十五天,自当事人接到判决书即送达之日起计算(不含当天,实际从第二天起计算),裁定的上诉期为十日,计算方法同判决。


如果未超过上诉期,则向上诉人送达预交上诉案件受理费通知书,告其应在规定的时间内预交上诉费,否则上诉无效,此节注意必须由上诉人签写送达回证,无论普通程序或简易程序均不可省略。(裁定不予受理的,不交上诉费,裁定驳回起诉的也不交上诉费,直接进行下面的事项。


待当事人在上级法院预交上诉费后将票据及预交上诉案件受理费通知书返还法院后,向被上诉人发送上诉状。此节如果系双方均提出上诉的,同样操作,均要向对方发送上诉状,不可省略。送达回证不可缺少。


待向被上诉人发送上诉状后的答辩期十五天满后(也可征询被上诉人是否提出答辩状,如果其表示不再提出答辩,可不再等待答辩期十五天期满,直接进入下一环节),整理相关材料,向上级法院移送案卷。


就目前的要求,需要收集整理的材料包括:


1、原审卷宗;


2、原审案件法律文书(当事人针对提出上诉的法律文书)11份;


3、向上诉人发送预交上诉费通知书(正面)及上诉事项明细表(反面);


4、送达回证(包括向上诉人送达预交上诉费用通知书、向被上诉人送达上诉状);


5、上诉案件跟踪流程表;


6、上诉案件移送函。如果被上诉人在答辩期提交了书面答状的,还应及时向上诉人送达,则同时应收集上诉答辩状及向上诉人送达该答辩状之送达回证与上述材料一并向院立案一庭移交。移交时,还应在本庭移交上诉案件登记本上登记,并由接收案卷人在本上签收,以利追踪案卷下落。同时,上述材料除5外,需要扫描,移送电子版到立案一庭主办人。


上诉案件案卷由上级法院发回后,及时从审管办取回,将二审还卷函及二审的终审法律文书补充装订入原卷宗正卷最后,注意续编页码、修改原卷内目录。整理好卷宗后,在内网填写相关归档电子信息,提请归档。由档案室验收归档,在本庭收案本上加盖归档章。


7、案件报结后,根据要求,对符合上网要求的法律文书的格式、内容进行修改,每月底报结案时提交审管办上网。不上网文书包括婚姻家庭案件、涉及个人隐私、国家机密案件,调解、撤诉结案案件等。


8、内勤书记员要做好审理案件的统计工作。每月整好本庭各法官和全庭的收、结案数,计算各个统计时间段内收结案比率,调解结案数、撤诉结案数,调撤率,文书上网率等数据备查,


总之,民事法庭书记员从事的工作比较繁杂,需要有高度的责任心、既要对案件案情掌握进程,对案卷材料整理保管有序,又要笔录做得又快又全又好,同时接待当事人要有耐心、细心、热心。要做好这项工作,应在实践中掌握一定的法律知识,具备良好的职业道德、高度的责任心,还应具备服务意识,服务审判、服务当事人,具备效率意识,不拖拉、迟延,具备保密意识,不能随便或提前透漏案件处理结果或意见,保证案件卷宗的保密与安全,以免造成不良影响。

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