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鼠目看档案（22）：电子文件管理流程研究，未完成的革命
文/春风秋水
The UnfinishedRevolution：A Study onManagement Process of Electronic Documents
By Chunfengqiushui
2005年，刘越男博士将其博士论文改写成《建立新秩序——电子文件管理流程研究》出版（中国人民大学出版社，2005年11月）。刘越男博士声称，其“研究目的并不在于提供放之四海而皆准的、固定的电子文件管理流程，而是建设合理适用的电子文件管理流程的思路。换句话说，我们的宗旨主要不在于为某个机构如何管理电子文件提供具体的、可操作性的程序和办法，而是提供一个思考的框架，供各机构选择电子文件管理措施时使用。”（第9页）其要解决的问题是，“在一个现行机构中，应如何设计、实施和评估合理的电子文件管理流程？”（第10页）于是她按照“理论→实践→理论”的结构思路对这个问题进行了深入研究。
什么是“文件管理流程”呢？她将其定义为，它是由目标、文件管理活动、文件管理活动之间的关系、文件管理活动的开展方式等构成的系统。（第51页）文件管理流程的整体特点是，分散性——时间上的分散、空间上的分散、目标的分散。而关于文件流程管理的内容，她从程序上和从职能上援引了不少管理名家的理论来进行解答。
然后，她将电子文件管理流程的变化规律总结为：由自下而上向自上而下、由非结构化、半结构化向结构化、由实体控制向智能控制、专业化和集成化并行；将电子文件的质量需求总结为九点：准确性（accuracy）、真实性（authenticity）、可读性（readability）、完整性（completeness）、适度性（moderateness）、适时性（timeliness）、一致性（consistency）、可用性（usability）、保密性（secrecy）；将电子文件管理过程的质量需求归纳为四点：透明（transparency）、简单（simplicity）、可控（controllability）、高效（efficiency and effectiveness）。
总的说来，刘越男博士的研究以国内外优秀理论研究和实践成果为基础，避免了低水平的重复劳动，跳开了国内目前整天纠缠于收文、发文等初级阶段问题，取得了丰富的理论成果，不失为国内电子文件管理（Electronic Documents and Records Management，EDRM）研究的一项革命。但是，这是一次不彻底、未完成的革命。
一般说来，在“企业流程改造”（BusinessProcess Change, BPC）项目中，信息技术的整合含有三个层面：1）企业流程自动化（Business Process Automation, BPA），即在不改变现有流程设计的基础上运用信息技术实现企业整套流程的自动化，从而促进企业绩效的提升；2）企业流程再造（Business Process Redesign, BPR），打破原来的企业流程设计，为企业特定的或整套的流程重新设计机构；3）企业网络再造（Business Network Redesign, BNR），在BPR的基础上关注内部流程与外部参与者之间的关系。
在这三个不同的层面上，运用信息技术实现BPC包括以下五个步骤：1）实现信息存储和处理任务的自动化；2）实现信息交换的自动化；3）任务执行的同步化；4）提高计划任务的效率；5）考虑将任务及流程进行外包或重新部署。最初的两个步骤主要是企业流程自动化方面的内容，中间两个步骤集中于流程的重新设计，最后一个步骤关注的是网络再造与企业内部、外部交流沟通的问题。（See M. R. Hoogeweegen. Visualizing IT Enabled Business ProcessChange. In: Mehdi Khosrow-Power (ed.) Advanced Topics in Information ResourcesManagement. Hershey: Idea Group Publishing, 2002, 1:35-52.）
刘越男博士将文件管理活动的客户分为两类：文件形成者和利用者（包括内部利用者和外部利用者）。为机构内部的客户提供服务是各类型机构中文件管理的首要、普遍性的任务，是否存在外部客户则视机构的业务需要而定。基于这些认识，她运用企业流程再造（Business Process Redesign, BPR）理论分析了电子文件管理流程系统的设计与构建，并提出了相关设计原则及注意事项，然而在“协同式组织结构的具体实现方式”中却只有文件形成者、档案工作者、信息技术人员，没有档案利用者，尤其是没有谈到外部利用者。在现代社会中，无论是企业还是政府、公共机构，都不可能关起门来办事，随着信息技术的发展，它们与客户及相关者的交往都已经或者将通过网络来完成。因此，在设计、构建电子文件管理流程系统时，搭建内外部交流沟通平台子模块，显得尤为重要，而不是可有可无的。（See Erik Brynjolfsson , Amy Austin Renshaw, Marshall van Alstyne.The Matrix of Change: A Tool for Business Process Reengineering. Sloan ManagementReview, Winter 1996.）
因此，刘越男博士可就电子文件管理的企业网络再造（Business Network Redesign, BNR）部分再写一本书，使这项革命彻底完成。
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