1分钟构建Excel多级联动下拉菜单!

2023-05-25 17:04:50

工作中遇到的技能小问题，看似不起眼，但不能轻松解决，分分钟影响心情，效率大大降低。宝宝如果今天不开心，接着往下看，get一个Excel表格中提高数据录入准确性的技巧！

应用场景

以“员工档案表”、“工资表”为例，表格中会有“部门”、“岗位”列，在表格中录用数据时，由于手工录入的过程中（特别是多人或多次录入时）部门名称、岗位名称可能会出现不一致的情况。

比如，“客户服务部”，有时候会用简称，录入“客服部”，有时候会用全称，录入为“客户服务部”。

比如“岗位名称”为“软件开发工程师”这样的岗位名称，在录入时有可能会随手输入成“开发工程师”或“程序员”等。

一旦表格中出现类似于这样的问题，对同一个名称的输入不唯一，在将来进行数据的筛选、查找、统计的过程中就会出现麻烦。并且，多次的重复输入同一信息也增大了手工操作的工作量。

相信很多HR亲都遇到过类似的困扰吧。那有没有更准确、更快速的方法？

解决思路

把固定录入的信息，变为下拉菜单方式，由填表人通过选择特定选项提高输入效率及准确性。（避免手工录入）

解决方法

建立一个两级连动菜单，通过菜单点击式的录入，提高录入准确性。

在开始这前，先将用于制作菜单的内容按下图的方式，录入Excel表。

建立一级菜单

选择 “部门”列的单元格区域，执行“数据”－“数据验证”命令，设置选中的单元格区域的数据验证方式为“序列”，来源文本框中，单击并框选之前录入的“部门”相关内容，如下图所示。

建立第二级菜单

选中要用于建立二级菜单的区域，如下图。单击“公式”选项卡－“根据所选内容创建”命令（用于将所选区域创建为一个“名称”），如下图

在弹出的下列窗口中，勾选“首行”选项，并点“确定”。

重复以上操作，将“客户服务部”、“研发部”的内容，分别建立为“名称”。

将光标定位在“岗位”所在单元格，执行“数据”－“数据验证”命令，验证方式为“序列”，在来源文本框中输入公式，如下图所示。

设置完成，效果如下：

完成的效果为：“部门”列通过菜单选取的方式录入，当“部门”录入后，“岗位”列中的下拉菜单里，自动出现该部门对应的岗位作为下拉选项。通过这种方式的录入，最大限度的避免了不同人员、不同时间录入时形成的不一致性，提高数据的准确性。

end

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