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职场 | 将繁重的工作做到井然有序,生活自然就精致了

噼里啪智能财税 2022-01-18 14:10:10

导读

时间对每个人都是公平的。有些人终日忙忙忙碌碌,但似乎也没什么成效;有的人井井有条,即使工作繁重也气定神闲,并且还能取得不错的成绩。这是为什么?我们怎样才能成为一个真正有效率,而不是仅仅很“努力”的人呢?

1

史蒂芬•科维的“四象限法则”


时间管理领域最常用的方法是史蒂芬•科维的“四象限法则”,他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类:重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

如果你整天都在做不重要也不紧急的事,那你的人生终将碌碌无为。如果总在做不重要而很紧急的事,虽然看起来很忙,但是没有什么成效,对于这类事,要想办法委托给别人做或者尽量少做。

如果重要而又紧急的事做得太多,压力就会倍增,难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事,比如学习、战略规划、培养下属成长,如果长期不顾不管,它们慢慢就会变成重要而紧急的事。

2

心无杂念,安于当下


为什么很多人虽然懂了时间管理的道理,却依旧无法管理好自己的时间呢?

有些时候,是因为有件“重要但不紧急”的事需要做,所以无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划,但总是定不下心来,不是想着下午有个重要的谈判,就是想着晚上还要讲课,这些都是紧急的工作。结果心里烦躁,完全无法安心准备那个计划。

庄子曰:“至人之用心若鉴,物来则现,物去不留。”意思是至人的心像镜子一样,事情来了在面前自然显现,事情走了心也清空了。

这其实才是一个人专心致志工作时应有的状态:尽管下午有一个非常严肃的谈判,或者一个答辩,但是也不影响我现在把手头的工作做好。

中国的古代哲学中这些管理时间的智慧是需要很长时间去修炼的。王明阳是这一理念修行的集大成者。他提出的办法是“知行合一”,你心心念念都在所做的事情上,才是真正的知行合一。

3

巧用工作篮,清空你的大脑


有的人可能会说,哪有那么容易,我的事情总是千头万绪,根本静不下心来。其实困扰我们的不是这件事情本身,而是未完成的事情给你形成的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事,这会导致你眼下所做的事效果失真。

东方哲学会告诉你,忘掉脑海中的那件事,专注于当下,只处理眼下的事。要做到其实很难。西方人的方法是做一个工作篮,里面装着待处理的事情,你只要把未处理的事情扔进工作篮,一件一件地处理就好了。

使用工作篮方法,你就需要设置一个工作篮,里装着待处理的事件,当你记下了这件事情,同时记下了它的准备时间,就可以把它从记忆区删除了,你的精力只需要安放在眼下该处理的事上即可。

你可以把自己的大脑处理成一个CPU和内存的关系。CPU不负责存储,把存储全部交给内存。需要运算什么,再从内存中调出来,用CPU来处理,处理完之后再把它丢回到内存中去。

现在有了智能手机,通常都自带日程表,你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判,那么在周二上午10点到12点,腾出时间来为这个谈判做准备。用这种方式来规划工作和生活,你会发现自己的心平静了很多,思绪也不会漂浮不定。这就是工作篮的原理。

4

营造利于行动的环境


在进入工作状态之前需要做一些准备工作,比如给自己安排一张舒服的桌子,周围放一些自己喜欢的书,然后放一台笔记本电脑。为自己营造一个喜欢的氛围,作为一个“行动触发扳机”。

除了给自己准备一个精心布置的工作区域以外,还要给自己准备一个移动的工作区,这是随着时代发展,我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。

由于工作和生活的原因,很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市,频率变得越来越高,你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。飞机上很安静,没有人跟你说话,手机也不能用,因为没有人打扰,所以效率往往很高。

当你给自己准备好工作区以后,就要提醒自己提升工作效率。

5

处理任务:清空工作篮


处理阶段的任务就是清空工作篮,在这个阶段,你需要对所有收集的信息进行处理。彻底地清空你的工作篮,这并不意味着完成你收集到的所有工作,因为你所收集的工作未必一定都得由你来完成,但是你必须处理它们。

处理阶段有三个基本原则:


 先处理工作篮中最上面的事  

就是比较着急的事情。比如老婆让你买家具,如果再不买的话她就要生气了,你就得赶紧把这件事情处理了,其实打个电话或者去淘宝买就好了。

 一次只做一件事 

这是一个特别重要的建议,我们经常一件事做到一半,就搁在一旁去做下一件事,没等做完,又搁在一旁。这样会导致很多事你都只做到一半就忘了,下次启动又得从头开始做。这种方式费时又费力,所以一次就做一件事。

 不要把事务再次放回工作篮 

在处理事务的过程中,你可能会面临一个问题:某件事情处理到这一步没结束,但是不知道下一步该如何行动。这时候有两种情况,如果你能够找到具体的下一步行动,那么你就需要权衡是立即执行把它完成,还是指派他人完成,或者是延迟处理。在不得已的时候,我们才延迟处理。能够立即完成的就立即完成,如果能够指派他人完成的就指派他人来做。如果是延迟处理,那你就需要在工作篮中记录下来。


工作篮中有一些内容是不需要采取行动的,此时你需要对它们进行分辨。如果这件事现在根本决策不了,三年后再说,那么就把它扔在一边,或者这件事只能作为参考资料收集起来。这样工作篮中需要处理的事务就会逐渐减少,可以想象一下,你有一个工作篮,里边放了很多件事,做完一件事拿走一件,做完一件事归档一件……你的工作就会变得越来越少,你的生活也会变得越来越高效。

6

立刻行动


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